Uma reunião pode ser visualizada como um momento pouco estimulante e até como ‘perda de tempo’. Muitos profissionais veem as reuniões dessa forma e, talvez, isso aconteça por culpa da própria empresa.
Uma reunião, principalmente as de Planejamento Estratégico, que englobam temáticas relacionadas à resolução de problemas ou a busca de alternativas para incrementar as atividades e os lucros da organização, necessita da participação de todos os envolvidos. Seja por meio da elaboração de ideias criativas e aplicáveis, da opinião sobre as atuais ações da empresa, ou de sugestões de novas tomadas de decisão.
Porém, algumas organizações tornam esse momento muito mais unidirecional do que democrático, quando apenas apresentam aos participantes as decisões que tomaram antecipadamente e as responsabilidades que cada um terá em mãos (o que não garante engajamento dos profissionais e pode gerar desmotivação) ou, ao contrário, abre espaço para a opinião de todos, mas não registra as boas ideias, nem possui organização suficiente para que após o encontro cada um saia com um planejamento concreto em mãos, e com o compromisso de levar as decisões e os resultados a sério.
O que falta, nesses dois casos, são uma boa programação anterior e a condução correta da reunião. Nem sempre o líder da empresa ou da equipe tem condições para, além de participar da reunião, presidi-la, uma vez que os temas tratados devem ser visualizados e pensados por todos, em conjunto. Assim, as sugestões de cada profissional também devem ser tratadas em equipe e com o mesmo grau de importância, não priorizando, nesse caso, a hierarquia dos participantes.
O que algumas empresas têm feito para focar a atenção dos colaboradores em reuniões de Planejamento Estratégico é contratar consultorias e/ou consultores especializados no processo, garantindo que os resultados do encontro sejam realmente positivos e aproveitáveis.
Uma reunião que possui um facilitador de fora da empresa oferece a participação única e indispensável de cada profissional convocado para o planejamento da organização e, ainda, proporciona um julgamento justo das ideias, organização e possibilidade de aconselhamento profissional, por meio da presença neutra do facilitador.
Reuniões de Planejamento Estratégico, momentos de grande importância e crescimento para a empresa, são muito mais produtivas quando contam com um facilitador, pois ele pode, de forma ordenada, garantir a criação de novas e importantes ações decisivas para a empresa, a revisão e o balanço das ações aplicadas anteriormente pela organização e, ao final, o desenvolvimento de um relatório que define novos planos e metas para os profissionais e equipes da organização.
Com o facilitador, o aproveitamento de todo potencial e experiência dos profissionais participantes, que é imprescindível, torna-se visivelmente mais bem-sucedido. Portanto, uma das mais inteligentes ações de uma empresa, em suas reuniões de planejamento, é dispor da figura de um facilitador que poderá unificar ainda mais os representantes da organização e prover resultados surpreendentes ao seu final.
