A eficiência e a produtividade dependem, cada vez mais, de uma gestão do tempo. Saber se auto gerenciar, delegar atividades e negociar prazos é algo cada vez mais valioso para o mercado de trabalho. Separamos algumas dicas para você melhorar sua gestão de tempo e aumentar sua produtividade. Confira!
Defina prioridades
Tirar um tempo para planejar o dia e estabelecer prioridades deve ser sua primeira tarefa! A procrastinação do trabalho é algo normal, principalmente quando são trabalhos chatos, difíceis ou muito manuais, mas uma hora ou outra, eles precisarão ser feitos. Comece a melhorar sua gestão do tempo com o seguinte checklist:
- Liste todas as suas atividades ou as da sua equipe;
- Visualize tudo o que precisa ser feito o mais cedo possível;
- Defina o grau de importância das tarefas;
- Delegue as atividades que podem ser feitas por outras pessoas;
- Dedique mais tempo ao que é mais importante;
- Considere imprevistos e prazos para a execução;
- Negocie prazos irreais.
Outra maneira de se organizar é levar em consideração quanto tempo cada tarefa precisa para ser realizada. Comece sempre pelas mais trabalhosas e que exigem maior nível de concentração e pesquisa e deixe as mais leves para o final do expediente, quando o cérebro já está cansado e a produtividade tende a diminuir naturalmente.
Estabeleça metas realistas
A busca pela perfeição demanda muito tempo e, muitas vezes, gera mais frustrações do que resultados. Quando uma meta não é alcançada, causa uma sensação de fracasso e impotência, mas é importante entender quando algo é inatingível em determinado momento. Estabelecer metas realistas é fundamental para a produtividade e motivação.
Saiba o que está te atrapalhando
Você sabia que mais de 30% do seu tempo é facilmente desperdiçado com redes sociais? WhatsApp, Instagram, Facebook, Twitter e Youtube são considerados os maiores vilões da produtividade. É claro que dar uma olhada rápida nas redes sociais ou checar as mensagens recebidas não vai, necessariamente, prejudicar sua produtividade. Assim como tudo na vida, o problema são os excessos.
Veja agora algumas dicas para resistir à tentação de navegar na internet e focar no que realmente importa:
- – Saiba quanto tempo você gasta online: existem aplicativos que cronometram quanto tempo você gastou olhando o celular, usando as redes sociais ou simplesmente desbloqueando a tela para ver o horário. Uma das opções presentes nesses aplicativos é o estabelecimento de um “horário limite” para o uso do celular;
- – Desative as notificações de e-mails e redes sociais, pois elas são um gatilho mental para a procrastinação;
- – Evite deixar muitas abas abertas no computador;
- – Evite deixar a página do Facebook, Instagram ou WhatsApp Web logadas automaticamente;
- – Estabeleça um horário para checar e responder e-mails.
Outros fatores externos que interferem na produtividade: barulho, conversa paralela, frio ou calor excessivos, demandas pessoais e interrupções constantes. Procure sempre um local silencioso e confortável para trabalhar, ou aposte em dispositivos que ajudam na concentração, como os fones antirruído.
Evite também trabalhar em ambientes que ofereçam muitas distrações. Especialmente para quem trabalha em regime home office, ter um espaço para ser usado como escritório é fundamental para a produtividade. Trabalhar no quarto ou na sala de televisão, por exemplo, pode contribuir para a perda de foco e interrupção do fluxo mental.
Invista em aplicativos do gestão de tempo e tarefas
Estabelecer um fluxo de trabalho objetivo, coeso e ágil é um dos elementos-chave para uma gestão de tempo mais eficaz e existem muitos aplicativos e ferramentas que podem contribuir para essa organização.
Muitas plataformas contam com versões gratuitas que podem ser personalizadas e adequadas ao perfil de cada usuário. Saiba como elas podem te ajudar na prática:
- – Visualizar todas as tarefas de maneira clara;
- – Separar os trabalhos por cliente, projeto ou profissional;
- – Organizar tarefas por concluídas, em produção e abertas;
- – Adicionar membro da equipe e colaboradores participantes;
- – Estabelecer fluxos de trabalho;
- – Armazenar versões e arquivos no próprio sistema.
Mantenha seu ambiente limpo e organizado
Você já parou para pensar quanto tempo perde diariamente procurando arquivos ou papéis em meio à bagunça do escritório? Manter o ambiente de trabalho limpo e organizado é fundamental para alcançar uma boa gestão do tempo.
- – Sobre a mesa de trabalho, mantenha apenas o fundamental, guardando todos os supérfluos em gavetas ou prateleiras;
- – Mantenha os papéis organizados em pastas e, de preferência, separados por tipo de documento;
- – Tire um tempo para organizar seu computador: apague versões antigas de arquivos, organize pastas e a área de trabalho para encontrar tudo rapidamente;
- – Não deixe lixo acumulado sobre a mesa.
Faça pausas produtivas
Ficar oito horas sentado em frente ao computador não garante produtividade, pelo contrário, pode ser apenas mais um gatilho para a procrastinação. Pequenas pausas durante o dia são fundamentais para manter o raciocínio e a concentração no trabalho, seja para tomar um café, checar as redes sociais ou se alongar e esticar as pernas.
Biologicamente, nosso cérebro precisa de pausas para continuar pensando de maneira eficiente. Diversos estudos mostram que o tempo de concentração máximo para qualquer atividade é de 45 minutos, depois disso, o cérebro fica sobrecarregado e perde a capacidade de concentração. Em casos extremos, o cansaço mental e emocional pode resultar no desencadeamento da Síndrome de Burnout.
O ideal é fazer uma pequena pausa de cinco a dez minutos a cada 45 minutos de trabalho. Mas cuidado para não extrapolar o tempo e acabar caindo na procrastinação outra vez!
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