É muito provável que você já tenha participado de alguma reunião que, na verdade, se revelou uma perda de tempo. A famosa frase “sobrevivi a mais uma reunião que poderia ter sido um e-mail” passa pela cabeça de muitos profissionais ao final de encontros que poderiam – e deveriam – ter sido mais proveitosos.
Se avaliarmos bem, uma reunião mal aproveitada pode ser, além de perda de tempo, perda de dinheiro e até de oportunidades, e geralmente isso ocorre por falta de organização e comunicação entre os participantes. Para evitar que mais reuniões sejam desperdiçadas, separamos algumas dicas para promover uma reunião produtiva. Confira:
Faça uma pauta
Pode parecer óbvio, mas você nunca deve chegar a uma reunião sem saber o que precisa ser dito e sem os dados e informações necessárias para que ela ocorra. Isso pode estender o encontro, além de torná-lo pouco objetivo e, consequentemente, pouco produtivo.
Prepare-se com antecedência: organize todos os tópicos que devem ser debatidos por ordem de prioridade, tenha em mãos quaisquer documentos externos que possam ser úteis durante a reunião e avalie a necessidade dos assuntos abordados. Isso evitará que os participantes se dispersem e comecem outras conversas.
Avalie os participantes
Antes de convocar um profissional para uma reunião, pergunte-se: essa pessoa é mesmo útil nesse encontro ou ela poderá produzir muito mais se for poupada?
Muitas vezes, somos convidados para uma reunião que nem sabemos por que está ocorrendo e nem sequer temos envolvimento com o assunto ou com a tomada de decisões. Na verdade, poderíamos estar trabalhando ao invés de apenas estar ouvindo outras pessoas debaterem. Por isso, pense bem na necessidade de tirar alguém do seu posto para uma reunião.
Faça uma ata
Criar o hábito de redigir um documento com todos os assuntos abordados e decisões tomadas em uma reunião pode ser muito útil para próximos encontros. Além disso, a ata pode, e deve, ser divulgada para todos os participantes. Assim, os resultados obtidos se tornam de conhecimento geral e podem servir como um briefing para reuniões futuras.
Agende com antecedência
Organização é primordial para uma reunião produtiva. Convocar uma reunião para marcar uma outra reunião oficial raramente é eficiente. Prefira fazer o convite por e-mails, mensagens no sistema interno da empresa, telefonema ou até por WhatsApp.
A menos que seja uma situação emergencial, como uma crise empresarial, evite marcar reuniões em cima da hora. Alguns dias de antecedência proporcionam a todos um tempo hábil para se preparar.
A reunião precisa ser presencial?
Antes de marcar uma reunião, reflita: ela precisa ser mesmo presencial ou pode ser só um e-mail ou um comunicado? Ou melhor, ela pode ser feita por vídeo ou teleconferência?
Quando a reunião é externa, deve-se considerar o tempo e o dinheiro gasto com locomoção, principalmente se for em outra cidade, uma realidade ainda muito comum no mundo executivo.
Alguns assuntos podem ser abordados de outras formas: um update de uma reunião, por exemplo, pode ser enviado por e-mail a todos os participantes.
Uma reunião produtiva é um dos primeiros passos para uma melhor gestão do tempo dentro das empresas. Confira outras dicas de produtividade e gestão do tempo nesse blog post!
